Số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính là một trong những nhiệm vụ trọng tâm trong xây dựng chính quyền số.
Điều này không chỉ giúp tổ chức, cá nhân tiết kiệm thời gian, chi phí, giúp cơ quan nhà nước nâng cao hiệu quả, minh bạch và chất lượng công vụ mà còn khiến việc tái sử dụng dữ liệu số hóa phát huy hiệu quả.
Tỷ lệ số hóa cao
Thời gian qua, Sở Xây dựng tích cực thực hiện số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính. Khi tổ chức, công dân gửi hồ sơ đến, công chức tiếp nhận, giải quyết sẽ lưu bản điện tử, dùng chữ ký số cá nhân được cấp, ký trên bản sao chụp điện tử. Các giấy tờ sau đó được phân loại dữ liệu, cấp mã kết quả số hóa và lưu kết quả số hóa vào kho lưu trữ dữ liệu điện tử. Từ ngày 1/7 đến nay, tỷ lệ số hóa thành phần hồ sơ, số hóa kết quả hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính của Sở Xây dựng đạt 100%. Sở Xây dựng cũng là một trong những sở, ngành có tỷ lệ hộ sơ tiếp nhận lớn của thành phố và đạt chỉ tiêu số hóa hồ sơ, số hóa thành phần hồ sơ đạt 100%.
Sau khi chính quyền địa phương 2 cấp đi vào hoạt động, Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Kim Thành thực hiện quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo 5 bước trên môi trường điện tử (tiếp nhận, thẩm định, phê duyệt, ký số, trả kết quả). Sau khi tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính, cán bộ, công chức thực hiện đúng quy trình các bước, đồng thời tiến hành số hóa hồ sơ thủ tục hành chính. Từng thành phần hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính được số hóa và chuyển vào kho lưu trữ để phục vụ giải quyết thủ tục hành chính.
Từ ngày 1/7 đến nay, xã tiếp nhận gần 7.000 hồ sơ thủ tục. Tỷ lệ hồ sơ nộp trực tuyến đạt 61%. Tỷ lệ số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính đạt 100%. Đồng chí Nguyễn Anh Tuấn, Phó giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Kim Thành cho biết, số hóa hồ sơ thủ tục hành chính không chỉ tạo thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp mà còn giảm áp lực cho cơ quan nhà nước. Có hồ sơ điện tử, việc tra cứu, tìm kiếm số liệu, dữ liệu đơn giản, dễ dàng hơn, việc lưu trữ văn bản cũng không tốn kém.
Theo báo cáo tình hình thực hiện một số chỉ tiêu về công tác cải cách, kiểm soát và giải quyết thủ tục hành chính của Văn phòng UBND thành phố, đến cuối tháng 10/2025, Hải Phòng là một trong những địa phương có tỷ lệ số hóa hồ sơ cao nhất trong cả nước, đạt 99,98%. Trong đó, các sở, ban, ngành đạt 99,82%. Khối xã, phường, đặc khu đạt 99,99%. Số địa phương đạt chỉ tiêu giao là 110/114 địa phương.
Phát huy hiệu quả
Đồng chí Đào Văn Thắng, Phó giám đốc Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông (Sở Khoa học và Công nghệ) cho biết, thành phố hoàn thiện kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân và đang khai thác, hoạt động hiệu quả. Hiện nay, dữ liệu thành phần hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính của tổ chức, cá nhân đều được số hóa, lưu trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính thành phố và kết nối liên thông. Các cơ quan, đơn vị có thể khai thác được kết quả số hóa của nhau. Khi có nhu cầu giải quyết thủ tục hành chính, công dân, tổ chức không cần chuẩn bị giấy tờ gây tốn kém, lãng phí. Việc tái sử dụng kết quả số hóa mang lại nhiều lợi ích, không chỉ đối với cơ quan quản lý nhà nước mà cả với các tổ chức, cá nhân.
Theo đồng chí Nguyễn Thị An, Phó giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố, để việc tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính ngày càng nhanh gọn, minh bạch, hiện Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của thành phố kết nối với một số cơ sở dữ liệu của các bộ, ngành và kho dữ liệu điện tử của tổ chức, doanh nghiệp, người dân trên Cổng dịch vụ công quốc gia. Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố cung cấp kết quả điện tử đối với 100% thủ tục hành chính đủ điều kiện để đồng bộ lên kho dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân có thể tái sử dụng và khai thác dữ liệu điện tử trong kho Cổng dịch vụ công quốc gia khi nộp hồ sơ trên Cổng dịch công trực tuyến. Đáng chú ý, người dân thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia không phải cung cấp lại thông tin đối với các nội dung, thông tin có trong cơ sở dữ liệu đã được số hóa. Điều này tiết kiệm thời gian, công sức của người dân khi thực hiện các thủ tục hành chính.
Đến nay, tỷ lệ tái sử dụng thông tin, dữ liệu số hóa hồ sơ thủ tục hành chính toàn thành phố đạt 78,35%, cao hơn nhiều so với chỉ tiêu đề ra là trên 50%. Trong đó, khối các sở, ban, ngành đạt 82,28%. Có 8/12 sở, ban, ngành đạt và vượt chỉ tiêu thành phố giao. Khối xã, phường đặc khu 77,86%. Có 104/114 đơn vị đạt và vượt chỉ tiêu thành phố giao.
HÀ VY