Chuyển biến rõ nét trong chứng thực bản sao điện tử

Tiết kiệm, linh hoạt

Tại bộ phận “một cửa” phường Gia Viên, số hồ sơ yêu cầu chứng thực bản sao điện tử tăng lên rõ rệt theo từng tuần. Nếu trước đây người dân chủ yếu nộp hồ sơ giấy, nay nhiều trường hợp chuyển sang sử dụng bản điện tử để gửi trực tuyến hoặc dùng cho nhiều thủ tục khác nhau. Chị Phạm Thúy Trang, ở phường Gia Viên cho biết, trước kia chị vẫn làm chứng thực giấy do lo ngại bản điện tử chưa được chấp nhận rộng rãi. Tuy nhiên, khi được cán bộ hướng dẫn và biết thành phố miễn phí hoàn toàn dịch vụ này trong năm 2026, chị thay đổi thói quen. “Bản sao điện tử tiện hơn, lại có thể dùng cho nhiều thủ tục. Khi thực hiện người dân cũng không phải đi lại nhiều lần”, chị Trang chia sẻ.

Tại phường An Biên, tính đến hết tháng 1/2026, địa phương tiếp nhận 518 yêu cầu chứng thực bản sao điện tử trong tổng số hơn 2.000 hồ sơ thủ tục hành chính. Anh Nguyễn Văn Hải, ở phường An Biên cho biết, trước đây anh quen chứng thực giấy, nhưng khi biết thành phố miễn phí hoàn toàn chứng thực điện tử, anh chủ động chuyển sang hình thức này vì thủ tục nhanh, gọn, thuận tiện.

Chị Nguyễn Minh Khuyến, cán bộ Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Gia Viên thông tin, trước đây người dân còn e ngại do lo lắng về giá trị pháp lý của bản sao điện tử. Khi được giải thích rõ bản sao điện tử có giá trị pháp lý tương đương bản giấy và có thể sử dụng nhiều lần, miễn phí theo Nghị quyết 43 của HĐND thành phố, nhiều người sẵn sàng thay đổi thói quen.

Chú trọng tuyên truyền

Ghi nhận tại Trung tâm Phục vụ hành chính công các xã, phường, đặc khu cho thấy, công tác tuyên truyền được thực hiện song song với tiếp nhận hồ sơ và đây là điểm mấu chốt để đưa nghị quyết vào cuộc sống. Tại nhiều địa phương, cán bộ chủ động vừa giải quyết thủ tục hành chính vừa tuyên truyền tới người dân tiện ích khi sử dụng bản sao chứng thực điện tử.

Ông Hoàng Minh Tiệp, Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công phường An Biên cho biết, ngay khi nghị quyết của HĐND thành phố về miễn phí chứng thực bản sao điện tử từ bản chính có hiệu lực, phường chủ động đẩy mạnh tuyên truyền trên fanpage của phường và trực tiếp tại bộ phận “một cửa”. Cán bộ vừa tiếp nhận hồ sơ, vừa hướng dẫn người dân sử dụng bản sao chứng thực điện tử, trực tiếp hỗ trợ thao tác thủ tục trực tuyến. Từ đó giúp người dân hiểu rõ giá trị pháp lý và tiện ích của hình thức này, từng bước thay đổi thói quen, góp phần nâng cao hiệu quả giải quyết thủ tục hành chính.

Tuy vậy, theo khảo sát của phóng viên, quá trình triển khai cũng bộc lộ một số khó khăn. Thói quen dùng hồ sơ giấy lâu năm khiến nhiều người còn e dè. Một bộ phận người dân, nhất là người lớn tuổi, kỹ năng số còn hạn chế nên cần hỗ trợ khi thao tác. Ở một số thời điểm, hạ tầng công nghệ, đường truyền chưa thật ổn định, ảnh hưởng tốc độ xử lý. Việc chấp nhận hồ sơ điện tử giữa các cơ quan đôi lúc chưa đồng bộ, khiến người dân còn băn khoăn. Những vướng mắc này cho thấy chuyển đổi số không chỉ là đầu tư kỹ thuật, mà còn là quá trình thay đổi nhận thức và thói quen sử dụng dịch vụ công của người dân.

Việc thành phố hỗ trợ 100% phí chứng thực được xem là thông điệp rõ ràng về khuyến khích chuyển đổi số. Khi chính sách đi kèm hướng dẫn cụ thể, người dân có thêm niềm tin để thay đổi thói quen. Khác với bản giấy chỉ dùng một lần, bản điện tử có thể lưu trữ lâu dài, gửi trực tuyến và tái sử dụng mà không cần chứng thực lại. Không chỉ thuận lợi cho người dân, chứng thực điện tử còn giúp giảm áp lực cho bộ phận “một cửa”, hạn chế quá tải giờ cao điểm và từng bước hình thành quy trình xử lý hồ sơ trực tuyến đồng bộ.

Dù chưa thể tạo đột phá ngay, chính sách miễn phí tạo lực đẩy ban đầu. Do đó, các địa phương cần tiếp tục đẩy mạnh tuyên truyền, hỗ trợ người dân kỹ năng số và bảo đảm các cơ quan tiếp nhận đồng bộ hồ sơ điện tử, chứng thực điện tử hoàn toàn, qua đó tạo thói quen của người dân, tiến tới xây dựng chính quyền số hiện đại.

Theo Nghị quyết 43/2025 của HĐND thành phố, từ ngày 1/1/2026 đến ngày 31/12/2026, người dân Hải Phòng được miễn 100% phí chứng thực bản sao điện tử từ bản chính tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã, phường, đặc khu. Kinh phí thực hiện dự kiến khoảng 6 tỷ đồng mỗi năm từ ngân sách địa phương. Theo Nghị định 45/2020/NĐ-CP, bản sao điện tử có giá trị pháp lý tương đương bản sao chứng thực giấy, nền tảng quan trọng để dịch vụ này đi sâu vào đời sống hành chính số.

TUỆ MINH