Việc ứng dụng nền tảng trợ lý ảo trong giải quyết thủ tục hành chính tại nhiều địa phương, đơn vị là bước đột phá trong ứng dụng công nghệ, góp phần thúc đẩy xây dựng chính quyền số.
Công cụ hỗ trợ hiệu quả
Cần làm thủ tục đăng ký khai sinh trực tuyến cho con, chị Nguyễn Thị Thu Hà ở phường Nam Đồng không biết phải có những giấy tờ gì. Sau khi đăng nhập vào Cổng thông tin điện tử của phường, chị nhận thấy bên góc phải màn hình máy tính, một trợ lý ảo đặc biệt xuất hiện, đoạn hội thoại (Chatbot) hiện lên với dòng chữ “Xin chào anh/chị. Tôi là trợ lý ảo phường Nam Đồng. Tôi sẵn sàng hỗ trợ bạn: Tra cứu thủ tục hành chính; cung cấp thông tin địa phương; cập nhật chính sách mới; thông tin lịch, sự kiện, tin tức mới nhất trên địa bàn phường… Bất ngờ và thích thú với “nhân vật đặc biệt” này, chị Hà nhập yêu cầu “Tôi cần làm thủ tục xác nhận tình trạng hôn nhân”. Ngay lập tức, chị nhận được hướng dẫn đầy đủ về hồ sơ, cơ quan tiếp nhận, thời gian giải quyết.
Anh Nguyễn Văn Hùng ở phường An Phong cần đăng ký hộ kinh doanh cá thể. Nhờ trợ lý ảo, anh đã được hướng dẫn từng bước và hoàn tất thủ tục trực tuyến dễ dàng. Anh Hùng cho biết: “Tôi tham gia vào nhóm zalo của phường từ tháng 3/2026. Trước đây mỗi khi cần giải quyết thủ tục hành chính, tôi phải lên phường hoặc hỏi qua nhiều người, nay chỉ cần mở điện thoại, vào Zalo, sử dụng ứng dụng Chatbot AI đặt câu hỏi là có câu trả lời cụ thể cho từng lĩnh vực. Nhiều câu hỏi được trả lời rất nhanh, tiện lợi cho người dân”.
Còn với chị Nguyễn Thị Lan, xã Tân Minh, trước đây mỗi lần làm thủ tục đăng ký kinh doanh hay xin giấy xác nhận, chị phải lên phường hỏi nhiều lần. Giờ có trợ lý ảo, chị chỉ cần nhắn tin là biết cần chuẩn bị giấy tờ gì, nộp ở đâu, vừa tiện lợi, vừa tiết kiệm thời gian đi lại.
Không riêng tại phường Nam Đồng, An Phong hay xã Tân Minh, việc ứng dụng trợ lý ảo trong giải quyết thủ tục hành chính đang được nhiều địa phương triển khai ứng dụng cũng đang mang lại những chuyển biến rõ nét.
Giảm áp lực cho người dân và chính quyền
Thực tế tại nhiều địa phương cũng cho thấy, trợ lý ảo đã và đang là một trong những công cụ hỗ trợ đắc lực trong cải cách hành chính.
Theo ghi nhận, tại phường An Phong, lượng người đến làm thủ tục hành chính trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công đã giảm đáng kể từ khi triển khai ứng dụng trợ lý ảo. Nhiều thủ tục đơn giản được người dân chuẩn bị đầy đủ hồ sơ từ trước, hạn chế tình trạng phải bổ sung, chỉnh sửa nhiều lần. Ông Bùi Văn Xinh, Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công phường An Phong cho biết, khi có nhu cầu, người dân chỉ cần mở điện thoại vào Zalo là có thể tra cứu ngay, sau đó nhập câu hỏi hoặc sử dụng giọng nói để tương tác. Chatbot – trợ lý ảo sẽ phản hồi ngay những thủ tục liên quan và hiển thị thông tin chi tiết để người dùng tham khảo, tra cứu. Tiếp đó, người dùng có thể nhấn chọn thủ tục mà mình quan tâm và chọn nội dung để xem thông tin cụ thể. Không chỉ hỗ trợ trên máy tính, người dân, doanh nghiệp có thể tương tác với trợ lý ảo trên điện thoại thông minh, máy tính bảng…
Tại phường Thạch Khôi, hệ thống trợ lý ảo còn được nâng cấp giúp người dân tra cứu thủ tục, đặt lịch hẹn, nộp hồ sơ trực tuyến, phản ánh hiện trường và nhận kết quả ngay trên Zalo mà không cần cài đặt thêm ứng dụng.
“Việc ứng dụng trợ lý ảo – AI vào công tác giải quyết thủ tục hành chính giúp giảm nhu cầu tư vấn trực tiếp, hạn chế tình trạng chờ đợi và tra cứu thủ công, qua đó tiết kiệm thời gian cho cả người dân và cán bộ, công chức”, bà Bùi Thị Kim Tuyến, Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Thạch Khôi chia sẻ.
Theo ông Đào Văn Thắng, Phó Giám đốc Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông (Sở Khoa học và Công nghệ), những mô hình ứng dụng trợ lý ảo trong giải quyết thủ tục hành chính tại các địa phương bước đầu cho thấy không chỉ giúp rút ngắn thời gian, giảm chi phí xã hội, công cụ này còn góp phần thay đổi cách thức tương tác giữa chính quyền và người dân theo hướng hiện đại, thân thiện hơn.
HÀ VY