Giảm mạnh văn bản giấy, tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian chuẩn bị và nâng cao hiệu quả điều hành, mô hình ‘phòng họp không giấy’ đang được thành phố và nhiều địa phương triển khai.
Thay đổi cách thức hội họp truyền thống
Tại nhiều kỳ họp của HĐND thành phố gần đây, hình ảnh những tập tài liệu giấy dày cộp quen thuộc không còn xuất hiện. Thay vào đó, 100% đại biểu sử dụng iPad, máy tính xách tay hoặc thiết bị điện tử cá nhân để truy cập toàn bộ tài liệu, văn bản kỳ họp trên môi trường số. Các tài liệu được gửi trước qua hệ thống phần mềm hpnet.vn, giúp đại biểu chủ động nghiên cứu nội dung từ sớm.
Không chỉ tại các kỳ họp HĐND, việc số hóa tài liệu cũng được áp dụng rộng rãi tại các hội nghị, cuộc họp của Ban Chấp hành Đảng bộ thành phố, Ban Thường vụ Thành ủy, UBND thành phố và tại nhiều cơ quan, đơn vị. Đại biểu tham dự có thể truy cập, nhận tài liệu thông qua mã QR tích hợp trên giấy mời hoặc giấy triệu tập họp, thay thế gần như hoàn toàn việc phát hành văn bản giấy.
Theo ông Bùi Quang Hảo, Phó Chánh Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội và HĐND thành phố, trước đây mỗi kỳ họp phải chuẩn bị hàng trăm bộ tài liệu giấy, kéo theo các công đoạn in ấn, phát hành, bổ sung và chỉnh sửa, vừa tốn thời gian vừa phát sinh chi phí. Từ khi thực hiện chính quyền địa phương 2 cấp, HĐND thành phố đã áp dụng 100% văn bản điện tử tại các cuộc họp. Việc ứng dụng công nghệ số từng bước thay đổi phương thức tổ chức hội họp truyền thống. Chỉ với vài thao tác trên máy tính, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh, đại biểu có thể tra cứu đầy đủ nội dung, tài liệu phục vụ kỳ họp.
Hướng tới nền hành chính hiện đại
Mô hình này cũng đang được nhiều địa phương triển khai hiệu quả. Từ tháng 3/2026, phường Hưng Đạo đưa vào vận hành “Phòng họp không giấy tờ” nhằm nâng cao chất lượng tổ chức các cuộc họp, nhất là kỳ họp HĐND. Bà Đặng Thị Hà, Phó Bí thư Thường trực Đảng ủy phường Hưng Đạo chia sẻ, sau thời gian triển khai, mô hình bước đầu mang lại hiệu quả rõ rệt. Tài liệu được chuyển đến đại biểu nhanh chóng, việc cập nhật nội dung diễn ra tức thời, giảm đáng kể thời gian và chi phí in ấn. Công tác biểu quyết, tổng hợp ý kiến cũng được thực hiện nhanh hơn, bảo đảm tính chính xác và minh bạch.
Tại xã Kiến Thụy, nơi khối lượng công việc tăng cao sau khi thực hiện mô hình chính quyền địa phương 2 cấp, chuyển đổi số được xác định là giải pháp trọng tâm để nâng cao hiệu quả quản trị. Hiện, 100% văn bản, tài liệu được gửi, nhận trên môi trường số, góp phần giảm áp lực hành chính, nâng cao hiệu quả điều hành và xử lý công việc.
Ông Lưu Văn Thụy, Chủ tịch UBND xã Kiến Thụy cho biết, mô hình “Phòng họp không giấy” không chỉ giúp giảm chi phí, thời gian chuẩn bị tài liệu mà còn nâng cao tính khoa học, công khai, minh bạch trong hoạt động của chính quyền.
Thực tế cho thấy, lợi ích của mô hình “Phòng họp không giấy” không chỉ dừng lại ở việc tiết kiệm chi phí in ấn. Việc số hóa tài liệu còn nâng cao tính chủ động của đại biểu và cán bộ tham dự; giúp tài liệu được lưu trữ, tra cứu, đối chiếu dễ dàng; hạn chế tình trạng thất lạc hoặc tồn tại nhiều phiên bản khác nhau. Những thay đổi, cập nhật nội dung được thực hiện gần như tức thời, góp phần nâng cao hiệu quả tổ chức các cuộc họp và chất lượng công tác chỉ đạo, điều hành.
Theo ông Đào Văn Thắng, Phó Giám đốc Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông (Sở Khoa học và Công nghệ), trong lộ trình xây dựng chính quyền số, kinh tế số và xã hội số, mô hình “Phòng họp không giấy” là minh chứng rõ nét cho hiệu quả của chuyển đổi số trong hoạt động quản lý Nhà nước. Tuy nhiên, để mô hình phát huy hiệu quả cao hơn, các địa phương cần tiếp tục đầu tư hạ tầng công nghệ thông tin, bảo đảm đường truyền ổn định; tăng cường tập huấn kỹ năng số cho đội ngũ cán bộ, công chức và đại biểu dân cử; đồng thời chú trọng công tác bảo mật dữ liệu, an toàn thông tin.
HÀ VY