Hải Phòng đẩy mạnh số hóa hồ sơ người có công, từng bước đổi mới phương thức quản lý, tra cứu và giải quyết chế độ, chính sách.
Số hóa hồ sơ giấy
Trước đây, hồ sơ người có công chủ yếu được lưu trữ bằng bản giấy theo từng nhóm đối tượng, đơn vị, địa phương. Khi cần xác minh thông tin, cán bộ chuyên môn phải tra cứu, tìm hộp lưu trữ, rút hồ sơ rồi mang về kiểm tra, đối chiếu.
Nếu cần sao chụp, hồ sơ lại phải được rút và thực hiện thêm các công đoạn thủ công. Với số lượng hồ sơ lớn, cách làm này mất nhiều thời gian. Việc thường xuyên rút, di chuyển hồ sơ cũng tiềm ẩn nguy cơ hư hỏng, thất lạc những tài liệu có tuổi đời nhiều năm.
Chị Đoàn Thị Hồng, người thường xuyên tra cứu hồ sơ người có công của Sở Nội vụ cho biết, kho của Sở đang lưu trữ khoảng 594.000 hồ sơ nhiều loại khác nhau. Trước đây, mỗi lần tìm hồ sơ, cán bộ phải xác định đúng nhóm, tìm từng hộp rồi tra cứu từng tờ. Muốn sao lại một hồ sơ cũng phải rút hồ sơ, mang đi photo.
Từ năm 2014, Sở Nội vụ bắt đầu triển khai số hóa hồ sơ người có công. Đến nay, khoảng 530.000 hồ sơ được số hóa, đưa lên phần mềm quản lý, đạt gần 90% tổng số hồ sơ đang được quản lý, lưu trữ. Khối lượng dữ liệu lớn được hình thành tạo nền tảng để thay đổi phương thức quản lý. Thay vì trực tiếp vào kho tìm kiếm, cán bộ giờ đây có thể tra cứu thông tin trên phần mềm, nhanh chóng xác định hồ sơ cần khai thác.
Theo Trưởng Phòng Người có công (Sở Nội vụ) Trần Thị Hải Doan, số hóa hồ sơ người có công được thành phố triển khai từ sớm, từng bước chuyển khối lượng lớn hồ sơ giấy sang dạng dữ liệu điện tử. Đây là quá trình đòi hỏi rà soát, phân loại, kiểm tra và cập nhật thông tin từ hồ sơ gốc. Với số lượng hồ sơ lớn, việc chuyển sang dữ liệu điện tử giúp thay đổi căn bản phương thức lưu trữ. Quan trọng hơn là bảo đảm thông tin được số hóa đầy đủ, chính xác và có thể sử dụng lâu dài”.
Dữ liệu số để phục vụ tốt hơn
Tại các xã, phường, hiệu quả của chuyển đổi số hồ sơ người có công được thể hiện rõ hơn trong quá trình giải quyết các thủ tục liên quan đến chế độ, chính sách ngay tại cơ sở. Chị Vũ Thùy Ninh, chuyên viên Phòng Văn hóa – Xã hội xã Quyết Thắng cho biết: Dữ liệu trên phần mềm giúp cán bộ ở cơ sở chủ động hơn khi tiếp nhận, xử lý yêu cầu của người dân, nhất là trong những trường hợp cần kiểm tra, xác nhận thông tin. Khi dữ liệu được cập nhật trên hệ thống, cán bộ có thêm cơ sở để xử lý công việc ngay tại địa phương, hạn chế việc người dân phải đi lại nhiều lần. Với những người cao tuổi, con cháu cũng có thể hỗ trợ thực hiện một số thủ tục trên môi trường trực tuyến”.
Theo ông Trần Văn Huy, Phó Giám đốc Sở Nội vụ, số hóa hồ sơ là bước quan trọng trong đổi mới phương thức quản lý, phục vụ người có công. Khi dữ liệu được cập nhật đầy đủ, chính xác, cán bộ có thêm công cụ để quản lý đối tượng, thẩm định và giải quyết chế độ chính sách. Điều quan trọng là dữ liệu sau khi số hóa được cập nhật thường xuyên, khai thác hiệu quả và bảo đảm an toàn. Qua đó, ngành Nội vụ nâng cao chất lượng phục vụ, bảo đảm chính sách đối với người có công được thực hiện đầy đủ, kịp thời, đúng đối tượng”.
Tuy nhiên, số hóa gần 90% hồ sơ mới là một bước trong quá trình chuyển đổi số. Khối lượng hồ sơ còn lại cần tiếp tục được xử lý, trong khi dữ liệu đã số hóa cũng phải thường xuyên rà soát, chuẩn hóa. Hồ sơ người có công được hình thành qua nhiều thời kỳ nên không đồng nhất về biểu mẫu, cách ghi chép và chất lượng tài liệu. Một số hồ sơ cũ, xuống cấp, chữ mờ hoặc thông tin thiếu, đòi hỏi cán bộ phải đối chiếu kỹ với bản gốc trước khi cập nhật lên hệ thống.
Dữ liệu người có công chứa nhiều thông tin cá nhân quan trọng. Việc mở rộng khai thác dữ liệu trên môi trường số phải đi đôi với phân quyền truy cập, sao lưu, bảo mật và bảo đảm an toàn thông tin. Thời gian tới, thành phố cần tiếp tục hoàn thiện số hóa số hồ sơ còn lại, đồng thời rà soát, chuẩn hóa dữ liệu đã đưa lên phần mềm, ưu tiên những hồ sơ có nguy cơ hư hỏng, xuống cấp.
Hạ tầng lưu trữ và các giải pháp bảo mật cũng cần được đầu tư tương xứng với quy mô dữ liệu. Quan trọng hơn, dữ liệu phải được cập nhật ngay từ cơ sở mỗi khi thông tin về người có công thay đổi. Đây là điều kiện để kho dữ liệu điện tử không chỉ “đủ” về số lượng mà còn “đúng” và có giá trị sử dụng lâu dài.
Số hóa cũng đặt ra yêu cầu tiếp tục rà soát, chuẩn hóa và cập nhật dữ liệu. Với những hồ sơ cũ, thông tin thiếu hoặc chưa thống nhất, cán bộ phải đối chiếu với hồ sơ gốc trước khi đưa lên hệ thống. Cùng với đó, dữ liệu người có công phải được bảo mật, sao lưu và quản lý chặt chẽ. Mục tiêu là quản lý hồ sơ người có công đầy đủ, chính xác, an toàn, phục vụ tốt hơn việc giải quyết chế độ, chính sách.
HẢI MINH